時間の使い方と業務効率化~PRESIDENT WOMANから学ぶ~①


こんにちは!Mog!真紀子です!

昨日はブログをUPしようとしたらPCの動作が不安定になるというハプニングがありまして、ご心配をおかけして申し訳ありません。


後回しにしていたPC周りのもろもろのバージョンアップなどを色々試したりブラウザを再インストールしたりした結果、どれが原因だったのかよくわからずですが、元に戻りました^^

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PRESIDENT WOMANの12月号の2大特集が、今の自分の働き方の課題にピンポイントでリンクしたのでとても興味深く読ませていただいています。

PRESIDENT WOMAN(プレジデント ウーマン)2015年12月号(VOL.8)

その1つが時間の使い方について。

私の仕事における時間の使い方の問題点は、業務量が多くかつ非効率であるがゆえに定時で退社できないこと。

時間に制約のない他のメンバーの業務負担が増えてしまうこと。

なので課題はチーム全体の生産性の向上と業務効率化をすること。

そこで、ここ数日の1日の仕事の流れを棚卸ししてみました。

8:40~8:50 出社 準備
8:50~9:00 業務A Todo・メールチェックなど
9:00~12:00 業務B
12:00~12:30 業務A
12:30~13:10 業務C チームミーティング
13:10~14:10 ランチ
14:10~17:00 業務B
17:00~17:30 業務A
17:30~18:30 業務C チームミーティング
18:30~18:35 片付け、退社、そしてダッシュして保育園へ

※業務A…業務の量やペースを自分でコントロールできる時間
※業務BC…業務の量やペースを自分でコントロールできない時間


結果、みえてきたことは、

・自分でコントロールできる時間が、1時間10分しかない

・緊急かつ重要(と思いこんでいる)タスクをこなすだけで1日が終わっている

・突発的な事態に対応する余裕がない

・チーム合意がないと進めらない体制

・毎日ルーチンで発生する細かな業務に時間が取られている

・PDCAのDしかできてない


などなど、残念なパターンの見本みたいな現状。

疲れ

メンバーたちも、もっと効率化したほうが良いのはわかっている。

けれど、今までやってきたものをやめるのは質を下げることになるからできないし、あちこちにそれを説得しなければならないと思うと心理的なハードルが上がる。

とにかくそういうことを考える暇がないのでとりあえず目の前にあるものをこなしていくしかない、という状況。

日本人の生産性が低い現状、まさにその通りのことが起こっていました。

業務には繁忙があるので、一時的にそうなってしまう時期があるのは致し方ないかもしれませんが、慢性化しているならとにかく早く手を打たなくては、と思います。

自分の仕事の質の低さを、誰かの、何かのせいにして目をそらしてはいけないですよね。

ではどうするか。

もう少し原因の分析と課題の整理が必要です。

が、ちょっと長くなりましたので、続きは明日^^


今日も素敵な一日をお過ごしください♪

ミーティング4

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