仕事に集中できる環境を作って生産性を高めよう③


こんにちは!Mog!真紀子です。
みなさま、週末いかがお過ごしですか?
週末関係なくおシゴトのみなさま、お疲れ様です。
さて、今日も、仕事に集中できる環境を作るために実践していることについて。
前回までの内容はコチラ↓↓

仕事に集中できる環境を作って生産性を高めよう①
・「集中して業務をする時間」という予定を共有のスケジュールに登録する
・別室にこもる

仕事に集中できる環境を作って生産性を高めよう②
・メールなどの着信通知のPOPUP機能をOFFにする
・回答が決まっているメールの返信はすぐする

今日は1日の仕事のスケジュールの決め方について私が実践していること。


・自分の仕事が他者の都合で滞らないよう段取りを組む

仕事の種類だとか、周囲の方との関係性だとか、業務が一番効率的に行える時間は人によって様々だと思います。
例えば、自分の仕事は常に最終チェックを上長にしていただかなければならない、ということであれば、自分の業務効率が上がる時間、かつ、上長の手が比較的空いている時間がねらい目になりますよね。
お客様との調整が必要な業務は、お客様がお電話に出てくださりやすい時間に集中して取り組む、とか。

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私の今の仕事の進捗は、相手の仕事のスケジュールに大きく影響を受けるため、いかに相手のいいタイミングで声をかけて自分の仕事を進めていくか、が求められます。

「いまだ!」と思ってアポを取ったら「10分待ってて」と言われ、15分、20分、と待つこともよくあります。
この待ちの時間の発生はどうしようもないことなので、の隙間時間にすること、というタスクも準備して無駄に時間を過ごさないようにしています。

ミーティング

・集中する仕事は頭が冴えている午前中、作業の仕事は午後にする

一日の仕事の段取りを自分で決めることができるお仕事の時は上記を実践しています。
私は午前中が一番冴えているので、思考をアウトプットする資料作成や他部署との調整・ミーティングなどは午前中に。
昼食後はどうしてもまったりとして集中力が途切れがちになるので、午後はコピーなど手や体を動かしながら、一人ブレインストーミングをしたり、次の仕事の段取りを考えたりしています^^

時間

この午前中のうちに、というのは、子供が生まれてからは必須になりました。
午前中の早いうちに、納期が決まっていたり遅れることでほかの方に迷惑がかかるようなことを済ませておことで、万が一保育園から呼び出しがあっても迷惑をかけずに済むこともあるからです。


お仕事の種類や職場の環境によってできるできないということもあると思いますが、定時までに仕事を終わらせたい!という方のご参考になれば幸いです。
また気づいたこと、やってみてよかったと思うことがありましたらご紹介しますね。


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・「集中して業務をする時間」という予定を共有のスケジュールに登録する
・別室にこもる

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・回答が決まっているメールの返信はすぐする

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